10 bí quyết để quản lý thành thạo thời gian tại nơi làm việc

Quản lý thời gian tại nơi làm việc là chìa khóa để tối ưu hóa năng suất

1.Bạn có biết bạn đang sử dụng thời gian như thế nào không?

Nếu năng suất của bạn được đo lường bằng sản lượng trong một khoảng thời gian nhất định, thì thời gian bị mất có thể đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất tiền. Cũng giống như việc tạo ngân sách, bạn phải theo dõi những gì bạn thực sự dành thời gian cho mình để tiết lộ bất kỳ lĩnh vực hoặc thói quen nào đang cản trở bạn đạt được mục tiêu của mình.

Bắt đầu với kiểm tra thời gian. Các công cụ theo dõi thời gian như RescueTime có thể cho bạn biết, dựa trên các danh mục bạn đã thiết lập, bạn làm việc hiệu quả bao nhiêu giờ trong một ngày so với lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động không liên quan đến công việc, chẳng hạn như duyệt mạng xã hội hoặc mua đồ.

2. Bám sát lịch trình hàng ngày

Ngoài việc "Tôi có tám giờ để làm XYZ." Tạo lịch trình hàng ngày với các khối thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ khác nhau. Gắn bó với nó là chìa khóa thành công.

Tạo các mốc thời gian thực tế. Mọi người đánh giá quá cao khả năng hoàn thành công việc của họ, một hiện tượng mà các nhà khoa học gọi là “sai lầm khi lập kế hoạch”, thường dẫn đến các ước tính ngoài dự đoán. Thêm khoảng trống thời gian giữa các tác vụ để ngay cả khi một công việc vượt quá giới hạn thời gian, thì lịch trình tổng thể vẫn giữ nguyên.

Dành sự chú ý vào công việc của bạn. Tránh lẻn đến các trang web không liên quan đến công việc (hoặc bất cứ điều gì bạn không nên làm) trong giờ làm việc. Đóng tất cả các tab trình duyệt "dành cho lúc rãnh rỗi". Tắt điện thoại của bạn hoặc cất nó ngoài tầm với cho đến khi đến giờ nghỉ giải lao theo lịch trình. Một lần nữa, kỷ luật tự giác là người bạn tốt nhất của bạn ở đây.

3. Ưu tiên

Danh sách việc cần làm có thể là cứu cánh cho năng suất công việc của bạn. Nhưng nếu bạn không cẩn thận, chúng có thể trở nên quá lớn và áp đảo khiến bạn không biết phải bắt đầu từ đâu. Một công cụ được gọi là Matrix Eisenhower có thể giúp bạn quyết định điều gì cần ưu tiên theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Sử dụng công cụ quyết định này, bạn có thể chia nhỏ danh sách của mình bằng cách:

Làm ngay lập tức: Những công việc quan trọng với thời hạn xác định hoặc những công việc bạn đã thực hiện quá lâu nay đã quá hạn

Lên lịch cho công việc sắp tới: Các nhiệm vụ quan trọng không có thời hạn xác định

Phân bổ: Các nhiệm vụ mà người khác có thể làm

Xóa: Các nhiệm vụ bạn có thể loại bỏ vì chúng không quan trọng đối với mục tiêu hoặc nhiệm vụ của bạn.

4. Giải quyết nhiệm vụ khó nhất trước

Tất cả chúng ta đều có thể bị phân tâm, cho dù đó là một cuộc điện thoại, một sự ưu ái từ đồng nghiệp hay một đống bát đĩa bẩn. Điều tiếp theo sẽ diễn ra, thời gian làm việc sắp hết. Đã đến lúc "phải hoàn thành nhiệm vụ này."

Phương pháp năng suất Eat That Frog do chuyên gia lãnh đạo Brian Tracy nghĩ ra rất hiệu quả đối với những người có xu hướng trì hoãn hoặc khó tránh bị phân tâm. Nó khuyên bạn nên giải quyết nhiệm vụ lớn nhất, khó nhất và quan trọng nhất trước tiên — nhiệm vụ bạn có thể sẽ thực hiện sau đó. Chỉ chuyển sang những thứ khác khi bạn đã “hoàn thành nhiệm vụ đó”.

5. Xử lý hàng loạt các nhiệm vụ tương tự

Xử lý hàng loạt, có nghĩa là nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau để bạn có thể thực hiện chúng cùng nhau. Nhóm chúng theo mục tiêu hoặc chức năng.

Ví dụ như:

Họp khách hàng vào Thứ Tư và Thứ Năm

Chỉ trả lời email từ 10 đến 11 giờ sáng

Tạo báo cáo đầu tiên vào buổi sáng và phân loại kế hoạch

6. Đặt giới hạn thời gian hợp lý

Nếu bạn có cả ngày để hoàn thành hai nhiệm vụ chỉ mất ba giờ, có thể bạn vẫn sẽ dành cả ngày cho hai nhiệm vụ đó. Nếu bạn cho mình một khoảng thời gian nhỏ hơn, rất có thể bạn sẽ vẫn đáp ứng được thời hạn sớm hơn.

7. Học cách khi nào nên nói không

Chúng ta có quá nhiều năng lượng trong một ngày, và nó sẽ mất dần theo từng giờ. Để tránh làm việc nửa vời, hãy biết giới hạn của bản thân và sẵn sàng từ chối. Nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Tập trung vào những gì bạn giỏi và nếu có thể, hãy phân bổ những gì người khác có thể làm tốt hơn và nhanh hơn.

8. Tránh đảm nhiệm nhiều việc cùng lúc

Khoa học rõ ràng đã nói về đảm nhiệm nhiều việc: Nó làm giảm hiệu quả và thậm chí có thể gây nguy hiểm. Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, sự tung hứng tinh thần liên quan đến “chi phí chuyển đổi” làm giảm năng suất. Mặc dù chuyển đổi tác vụ có thể chỉ tốn vài giây cho mỗi lần chuyển đổi, nhưng nó sẽ tăng lên nếu bạn thực hiện đảm nhiệm nhiều việc thường xuyên. Nguy cơ mắc lỗi của bạn cũng tăng cao.

9. Giữ mọi thứ ngăn nắp

Giữ gìn bàn làm việc sạch sẽ. National Geographic báo cáo rằng các nhà tâm lý học và nhà khoa học thần kinh liên kết tác động của sự lộn xộn đối với nhận thức, sức khỏe tâm thần và hành vi. Sự lộn xộn về thị giác có thể làm tăng mức độ căng thẳng và lo lắng, gây ra phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy. Để ra quyết định tốt hơn, hãy quăng bất kỳ loại giấy tờ nào có thể được cắt nhỏ hoặc tái chế. Xóa các thông tin không cần thiết và đặt các công cụ hàng ngày trong tầm với.

Sử dụng lịch. Sắp xếp lịch của bạn theo các danh mục đời sống, chẳng hạn như “cá nhân”, “công việc” và “lời hứa”. Hãy thử mã hóa màu sắc để nhanh chóng phân biệt các danh mục theo cần thiết và không cần thiết.

10. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian

Sử dụng công cụ Slack để giữ thông tin liên lạc của nhóm trong một không gian trọng tâm được tổ chức theo kênh. Không còn phải đăng nhập vào các chuỗi email dài vô tận để biết chi tiết dự án.

Dropbox hoặc OneDrive để lưu trữ, chia sẻ và sao lưu tệp. Các thành viên trong nhóm được ủy quyền có thể truy cập các tệp dựa trên đám mây 24/7.

Lịch Google và Lịch Outlook để luôn cập nhật lịch trình hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Tích hợp chúng với Slack để nhận cảnh báo và nhắc nhở tự động trực tiếp trong các kênh liên quan.

Canva và Lucidchart cho các thiết kế và sơ đồ. Chúng giúp ngay cả những người gặp khó khăn trong thiết kế cũng tạo ra các mẫu trông chuyên nghiệp.

Tham khảo: https://slack.com/intl/fr-vn/blog/collaboration/mastering-time-management-at-work